Dalam dunia bisnis, langkah memastikan kepatuhan regulasi adalah fondasi penting agar aktivitas perusahaan berjalan lancar tanpa hambatan hukum. Karena itu, tidak sedikit perusahaan yang memilih sertifikasi ISO 37301 untuk memperkuat sistem kepatuhan secara lebih terstruktur.
Standar ini membantu organisasi membangun sistem kepatuhan yang lebih jelas dan konsisten dalam praktiknya. Dengan penerapan yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko pelanggaran, mengelola kewajiban hukum lebih efektif, serta membangun kepercayaan stakeholder lewat proses yang rapi dan terukur.
Langkah Regulasi Bisnis
Dikutip dari situs NYU JLB, regulasi bisnis merupakan serangkaian aturan dari pemerintah untuk memastikan bisnis berjalan akuntabel dan mematuhi standar yang berlaku. Karena itu, mari pahami 5 langkah pentingnya berikut ini.
1. Identifikasi Peraturan Sesuai Bisnis
Langkah kepatuhan regulasi dimulai dari mengidentifikasi semua hukum dan peraturan yang berlaku untuk organisasi. Persyaratan ini bisa berbeda tergantung industri perusahaan, lokasi bisnis, negara tempat beroperasi, produk/layanan yang disediakan, hingga jenis klien yang ditangani.
Sebagai contoh, firma akuntansi di Belgia wajib mematuhi aturan lokal, nasional, dan Uni Eropa. Contohnya seperti regulasi laporan keuangan dan pelaporan, undang-undang anti pencucian uang, perlindungan data (misalnya GDPR), praktik terbaik keamanan siber, serta standar dari IASB dan IFRS.
2. Audit Internal Sejak Awal
Setelah mengidentifikasi aturan yang berlaku, lakukan audit kepatuhan untuk mengetahui posisi perusahaan Anda saat ini. Audit ini membantu menilai kebijakan dan proses kerja, sekaligus menemukan titik rawan yang berpotensi menimbulkan pelanggaran.
Pastikan Anda meninjau apakah prosedur internal sudah selaras dengan ketentuan hukum. Pastikan karyawan memahami regulasi yang berlaku dan perusahaan memiliki dokumentasi kepatuhan yang lengkap serta selalu diperbarui.
3. Tetapkan Kebijakan dan Prosedur Kepatuhan
Langkah memastikan kepatuhan regulasi berikutnya adalah menyesuaikan operasional internal berdasarkan masalah dan kelemahan yang ditemukan selama audit. Dengan begitu, perusahaan bisa menutup celah risiko sebelum berkembang menjadi pelanggaran yang lebih serius.
Selain itu, siapkan dokumentasi yang menjelaskan langkah, prosedur, dan cara perusahaan mengontrol efektivitas kepatuhan secara berkelanjutan. Dokumen ini penting terutama saat ada audit eksternal dari pihak ketiga independen.
Pastikan kebijakan kepatuhan juga rutin ditinjau, diperbarui, dan mudah diakses oleh seluruh staf. Selain itu, karyawan dapat diminta menandatangani kebijakan tersebut sebagai bukti mereka sudah membaca serta memahaminya.
4. Berikan Pelatihan Kedisiplinan Terhadap Karyawan
Memastikan kepatuhan terhadap peraturan adalah tanggung jawab semua orang, jadi pastikan staf benar-benar mengikuti kebijakan kepatuhan yang sudah ditetapkan. Sebab, tanpa pemahaman yang cukup, karyawan bisa melanggar aturan tanpa sadar karena tidak punya informasi yang dibutuhkan untuk bekerja sesuai persyaratan hukum.
Karena itu, membagikan materi hanya saat orientasi karyawan baru atau ketika ada pembaruan saja tidak cukup. Anda perlu memberikan pelatihan berkala untuk seluruh tim agar mereka paham pentingnya kepatuhan, serta tahu peran dan tanggung jawab masing-masing dalam menjalankan aturan perusahaan.
Sudah Memahami Langkah Memastikan Kepatuhan Regulasi?
Agar bisnis tetap stabil dan minim risiko, langkah memastikan kepatuhan regulasi perlu diterapkan secara menyeluruh. Sebagai pendukung sistem kepatuhan yang lebih profesional, sertifikasi ISO 37301 dari Robere & Associates bisa menjadi pilihan.
Sertifikasi ini akan membantu perusahaan memiliki kerangka kerja kepatuhan yang rapi, konsisten, dan mudah dipantau untuk menjaga keberlanjutan operasional jangka panjang. Sehingga, perusahaan dapat beroperasi dengan tata kelola yang baik, proporsional, dan transparan. Mari lakukan konsultasi dengan Robere & Associates!
(Sumber gambar: pixabay.com)
